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作者／琳達．希爾、坎特．林內貝克
優秀的主管非常了解權威的用處。以下問題可幫助你了解權威的運用：
你是否明瞭，權威在公平的互動關係中最能發揮功效？
權威只有在雙向關係（平等、互利互惠、相互妥協的長期關係）時，最能發揮功效。要有效運用工作所賦予你的權威，你的部屬必須擁有「我們接受你」、「願意讓你影響我們」的心態。簡言之，你必須贏得運用權威的資格，伴隨而來的是你對同仁所負擔的義務。他們期待你能為他們解決問題、做決策、培育、保護他們、取得必要的資源、提供獎勵與肯定、爭取權益、關心他們等等。失望的部屬有千百種方法可以對你陽奉陰違。
使用權威時，你是否奉行一定的道德規範？
除了工作職權以及伴隨職權而來的組織責任之外，你仍要對決策或行動所帶來的副作用負起責任。許多研究指出，當你為了要成就更重要的目標，而必須對某些人造成傷害時，你的部屬或任何關係人希望你心裡明白、並願意誠實地面對自己所造成的傷害。這才能為你贏得行使權力的機會。
你在使用權威上是否知所節制？
只有在絕對必要時使用，是讓權威發揮最大功效的關鍵。權威最好是備而不用，用得愈少，當你真正端出權威時，力量愈大。多數時候，大家都會按照你的要求去做，因此，最好將權威視為尚方寶劍——除非必要，不隨便出鞘。一位主管曾說：「你確實擁有部屬的生殺大權，但是當你必須訴諸這種權威時，你就已經失敗了。」
使用權威時，你是否讓其他人參與其中？
一位主管發現，當他主動向部屬說明自己為何做出某個決策時，部屬接受、執行決策的意願也就愈高。另一位主管則發現，如果他事先徵詢同仁對某件事的意見或回應時，他們的合作意願也愈高。
聰明的主管會主動徵詢意見，讓那些可能會受某項決策影響的人參與決策過程。他們會讓自己所做的事及做事的原因儘量透明。也就是說，他們讓辦公室大門隨時敞開。他們知道，要贏得別人的支持與認同，沒有比這更好的辦法。
事實上，優秀的主管不只邀請別人參與管理，還會分享權力、授權給其他人，讓他們在自己的責任範圍內，擁有獨立自主的空間。授權的祕訣是：你必須了解獲得授權者的能力，並為他們設下應有的限制。
何時是行使權威最恰當的時機？
請別誤會，我們絕不是主張主管永遠不應直接、明白地行使權威。有些情況下，直接行使職權不但恰當，而且非常必要。
面對危機，必須快速而果斷行動時。面對重大問題、沒有時間建立共識時，你的團隊會期望你提供清楚而果決的命令。這絕不是鼓勵大家盍各言爾志、進行冗長討論的時候。你必須快速找出可行的方案，然後果斷地採取行動。
當團隊成員無法達成共識時。有時候，雖然經過完整的討論，你的團隊可能還是無法達成必要的共識。這時你就必須做出決策，好讓團隊能夠繼續前行。你必須說明自己決策的原因，尤其是向原本希望你做出另一種抉擇的人。
要維持團隊的行事標準與規範時。當你的團隊顯然即將違背某些重要的團隊文化時，你就必須適時介入。所謂的團隊文化包括團隊的價值觀、行事標準及規範，例如品質標準、完工期限、公平原則、開放態度，以及尊重其他團隊的權力及要求等。這種情況最容易發生在壓力大、大家想要抄捷徑、省略步驟、便宜行事之時。
需要設定重要界線時。高效能主管不常直接告訴別人該怎麼做，而是為大家設下界線，在界定範圍內自主。設定目標與策略等於是告訴大家：「朝這方向走，別走錯路。」提出計畫可以讓大家知道應該採取什麼樣的行動。團隊標準及規範則界定了合宜的行為模式；預算則設下開支限制；政策、法令、規則及道德規範則劃下了行事的界線。為特定任務設下的特殊規範，例如「不可超越這個範圍」或「支出不得超過多少金額」，可為特定情境及人員的行為設下相關限制。將你的工作職權視為替同仁創造工作舞台的工具，讓部屬積極行事、發揮創意。
需將團隊的時間與注意力引導到真正重要的事情上時。工作職權賦予主管一種重要、少有爭議、卻常被忽略的權力：要求部屬付出時間及注意力的權力。比方說，你覺得顧客服務受到忽視。你不一定需要為此特別建立一套新的工作流程，卻可以要求每位同仁分別和你一起與十位顧客進行深入訪談。這種要求以及請同事提出報告、召開會議等，都可以將同仁的注意力引導到某些特定的議題或問題上，並讓大家自己發覺其重要性。這種做法通常比直接要求同仁針對某些問題提出解決方案來得有效。
高效能的主管最終都會發現，工作權威既非管理的重心，也不是影響別人唯一或最好的方法。工作職權只是一種效果有限的影響力來源。讓部屬全心投入、使管轄權以外的人與自己充分合作，這無法單靠主管的工作職權滿足。
近一個世紀前，工作族群與工作環境的管理先驅傅麗德（Mary Parker Follett）就已掌握了這套亙古不變的原則：「主管的好壞不是看他是否懂得如何命令別人做事，而是看他是否不必頤指氣使，談笑間就能達成任務。」
要在你的主管之旅中大步前進，你就必須放棄「權威」的迷思，不再相信權威是影響別人最重要的方法。接受事實，你也必須倚賴別人、學會使用更有效的影響力工具。 【本文摘自天下雜誌出版／《Boss學：自我對話 超越盲點》】
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※本文由天下雜誌授權報導，未經同意禁止轉載。
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